Microsoft Teams × Copilotで会議を効率化。議事録作成からファシリテーション改善まで〔# おすすめAI活用術〕

ライフステージの変化やキャリアの悩み、日々のハードな開発業務……。

変化の多い環境で働く女性エンジニアにとって、誰かのちょっとした工夫が、別の誰かの明日を軽やかにしてくれるかもしれない。

そんな様々な”知恵”を共有したく、WAKE Careerでは「#わたしの仕事ハック」「#おすすめ・最近読んだ本」「#おすすめAI活用術」の3テーマを軸に本連載をはじめました。

複雑なタスクを整理するコツから、心身を整えるマインドセットまで。エンジニアたちが試行錯誤の末に見つけた「私らしい働き方」を支えるヒントをお届けします。

今回は、「# おすすめAI活用術」をテーマに、きみさん (@kimi07work) より、Microsoft 365のエコシステムで日常的に活用できる、会議時にまつわる作業のシームレスな自動化サイクルをシェアしていただきます！

TeamsとCopilot連携で、アジェンダから議事録までシームレスな自動化サイクル方法

日々の業務に欠かせない会議ですが、アジェンダ作成や議事録の作成・確認にまで多くの時間を取られてしまうのは、少しもったいないと感じていました。
以下に、Microsoft 365というメイン環境を活かし、Copilotによって＜アジェンダ作成→議事録作成→ファシリテーション評価＞をシームレスな自動化サイクルとして回すための『5つのステップ』を紹介します！

【1.アジェンダベースで会議を進行】
事前に作成したアジェンダに沿って会議を進行させます。

【2.Teamsでの録画と自動文字起こし】
会議開始時に録画を開始し、リアルタイムでの文字起こし機能を有効にします。

【3.Copilotで議事メモの生成】
会議終了後、当初のアジェンダと文字起こしされた議事ログをCopilotに投げ、議事録案と次回のアジェンダ案を生成. 内容を確認し、必要に応じて微修正を加えます。

【4.アジェンダとの整合性確認・改善提案】

議事録作成と同時に、アジェンダと議事録を突合させ、整合性を確認します。Copilotに改善提案を依頼し、必要に応じて次回のアジェンダへと反映させます。会議の内容とアジェンダの乖離が大きい場合は、アジェンダそのものの構成を会議のゴールに合わせて修正することもあります。

【5.ファシリテーション改善提案】

最後に、自分自身のファシリテーションをCopilotに評価させ、次回以降の進行の質を高めるためのフィードバックを得ます。

会議作業のAI利用で気づいた、効率化以外の3つのメリット！

事務作業をAIに委ねることで、会議中の対話や本来の仕事にゆとりを持って向き合えるようになりましたが、その他にも得られる利点があると感じました。

〔1.AIならではの客観的事実を抽出できる〕
人間による議事メモはどうしても記述者の主観や解釈がふくまれがちでした。AIで生成された情報は、フラットに要約されているため、認識の齟齬を最小限に抑えられていると感じます。

〔2.自身のファシリテーションの「くせ」を把握できる〕
会議の目的ごとにAIからフィードバックをもらうことで、「議論が逸れたタイミング」や「説明が不足していた箇所」など振り返りができます！客観的な情報だからこそ、自身の会議運営スキルを向上させるヒントになると思いました。

〔3.指摘に対する心理的ハードルが下がる〕
人間同士の指摘ではつい角が立ち、素直に受け入れにくい改善点も、AIからの事実に基づいたフィードバックであれば、冷静に「なるほど」と受け止めることができます。自分自身のファシリテーションに対する指摘も、「じゃあ次はそうしてみようかな」と素直に受け入れられます。

AIの使い方次第で、仕事の質も、自分自身の成長も得られるという点で、エンジニアに限らずいろんな方が利用できる情報として紹介しました！

編集部後記

WAKE Career編集部みうらです。

議事録作成を自動化するだけでなく、自分のファシリテーションを評価してもらうという使い方は、目からウロコでした。実際に普段から活用されているからこそのリアルな手順や、実体験に基づいたメリットの数々に、思わず「うん、うん！」と深く頷きながら、画面に釘付けになってしまいました。

事務作業をAIに任せて、自分は自分のやりたいことや、クリエイティブな時間に集中する。そんな時間の使い方ハックのご提供ありがとうございます！

WAKE Career編集部では、皆さんの“知恵”を随時募集中です。
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